Comment Oresys a mis en place un système de suivi et de gestion de ses commandes fournisseur ?

Oresys, société de conseils en organisation. Avec près de 360 consultants en France, ORESYS est reconnu comme un leader du conseil en management, en organisation et système d’information.

Dates clés

En 2020, Oresys a consulté Intellia pour mettre en place un système de relation fournisseurs.
Après une phase d’étude et de rédaction de cahier des charges, la solution a été finalisée au bout de 6 mois.

Coût

Environ 60K€ clé en main.

Solution retenue

Oresys a retenu la solution Intellia Gestion Fournisseurs. Il s’agit d’une solution collaborative de gestion et de suivi des contrats et des commandes fournisseurs, intégrée et communicante dans le système d’information Oresys et utilisée par tous les collaborateurs.

Bénéfices

Meilleure organisation et maîtrise des commandes fournisseurs
Sécurisation de la relation fournisseur avec des contrats effectifs et validés
Rationalisation et fiabilisation du processus de sous-traitance
Gain de temps pour l’établissement des contrats
Simplification à l’aide de la signature électronique

La société Oresys a retenu la solution Intellia Gestion Fournisseur pour assurer le suivi et la gestion de ses commandes fournisseur.

La solution déployée par Intellia pour répondre au besoin d’Oresys est une application collaborative de gestion de la relation partenaire intégrée et interconnectée aux applications internes existantes d’Oresys.

Intellia Gestion Fournisseurs est connectée à l’Active Directory interne et intègre une connexion SSO depuis le LAN : les utilisateurs sont ceux de l’Active Directory, et il n’est pas nécessaire d’assurer une gestion dédiée des utilisateurs de l’application.

De même, les informations partenaires sont synchronisées depuis le logiciel CRM pour éviter les ressaisies : les données sont ainsi partagées et toujours à jour.

Intellia Gestion Fournisseurs

Les fonctionnalités d’Intellia Gestion Fournisseurs ainsi que les connecteurs de données et les interfaces avec les applications internes ont été adaptés et ajustés aux besoins métiers spécifiques d’Oresys. L’application Intellia Gestion Fournisseurs est entièrement conçue et maintenue par Intellia, ce qui permet une grande flexibilité et adaptabilité dans sa mise en oeuvre.

Intellia Gestion Fournisseur couvre la totalité du besoin métier :

Création de contrats et de bon de commandes en lien avec les clients finaux, les partenaires et les responsables internes
Génération des documents PDF et DOCX des contrats et des bons de commandes
Workflow de validation interne par le Management et la Direction Générale
Signature électronique auprès des partenaires et de la Direction Générale
Suivi de la signature et déblocage du contrat après signature

Une fois les contrats et/ou les bons de commandes signés et conclus, le suivi est effectué mensuellement dans l’application par les responsables de la mission :

Renseignement de l’avancement dans l’application de gestion des fournisseurs par les responsables internes de la mission
Génération des bons de recettes à l’avancement et envoi par mél aux partenaires et au services Comptables internes pour la facturation
Déversement des informations vers l’application de comptabilité analytique (OPx2, Sage, EBP,…) pour le suivi des contrats pour le contrôle de gestion
Suivi et report des prestations à facturer et facturés par la service de la comptabilité

Des emails de rappel ou d’information, ainsi que des alertes sont envoyés à destination des partenaires, des responsables, des collaborateurs ou des services comptables, de manière contrôlée et circonstanciée, afin de ne pas inonder les collaborateurs d’informations inutiles.

La dématérialisation des factures :

La solution Intellia Gestion Fournisseur propose de base la dématérialisation des factures, une obligation légale pour les entreprises à horizon 2024. La dématérialisation du besoin métier sur l’ensemble du workflow interne d’ORESYS permet de disposer des informations nécessaires à la facturation.

La possibilité de réceptionner les prestations par les responsables de mission aide à maintenir une facturation à jour,
La diffusion des informations et la coordination des actions entre les collaborateurs internes concernés est immédiate grâce à la dématérialisation,
La transmission des informations vers l’application de comptabilité facilite le suivi financier des contrats et optimise la gestion de trésorerie,
La dématérialisation de la facturation n’est plus un sujet puisqu’elle a été intégrée à l’application dans le cadre d’une réorganisation plus globale du workflow : plus d’efficacité, plus de confort de travail et une productivité accrue.