En 2024, la dématérialisation des factures s’étendra à l’envoi et la réception de documents entre entreprises du secteur privé assujetties à la TVA quel que soit leur secteur d’activité. Les entreprises peuvent profiter de cette obligation gouvernementale de se mettre en conformité pour dans le même temps rafraîchir leurs processus de travail. Dans cet article, Pierre Jourde, fondateur d’Intellia, nous explique pourquoi la dématérialisation n’est pas une finalité en soi. Il nous encourage à la considérer plutôt comme une opportunité pour fiabiliser et optimiser les actions du quotidien, ce qui, à terme, contribue à une performance accrue pour l’entreprise, et également un meilleur bien-être au travail pour les collaborateurs.

La dématérialisation est un projet collectif à l’échelle de l’entreprise

La dématérialisation des factures est le point final d’une plus importante numérisation des processus au niveau de l’entreprise ou d’un département.

L’organisation des informations et des tâches

La numérisation des informations relève largement de l’organisation des méthodes de travail. En effet, si la facturation constitue une opération autonome avec à la fois des informations entrantes et une sortie, les factures, son déroulement relève du reste de l’activité. Pierre Jourde donne l’exemple de la création d’une facture électronique pour une commande de produits :

« Une facture peut être créée électroniquement à partir du moment où tout ce qui est à facturer a été vérifié. Par exemple, il faut s’assurer de la bonne réception des colis, ce qui nécessite une synchronisation avec une autre partie de l’entreprise qui ne relève pas directement de la facturation. Il faut que ceux qui ont reçu les services ou les produits valident la réception, pour que le signal de paiement du fournisseur soit envoyé, et que la facture puisse être payée sans erreur. »

La dématérialisation des factures pointe donc vers la nécessité de numériser un ensemble plus étendu d’actions ou d’opérations dont la facture, i.e. son contenu, dépend.

Réorganiser les informations pour gagner en efficacité

Intellia a pu accompagner Oresys (lien vers le cas client), un acteur du monde du conseil. Dans ce cas de figure, les consultants de l’entreprise faisaient régulièrement appel à des compétences externes dans le cadre des missions, cela sans forcément suivre un ordre de commande précis et validé par toutes les parties décisionnaires. Pourtant, un bon de commande, un contrat cadre, et un nombre de documents doivent normalement être édités et validés avant même de pouvoir commencer à travailler. Ces étapes préparatoires sont chronophages et fastidieuses, et peuvent représenter, étant nombreux et fréquents, un charge à part entière.

« Vérifier, recopier, additionner, porter, poster, stocker. Toutes ces opérations faites lors de la facturation sont longues et pénibles : la dématérialisation libère ce temps et déleste de cette fatigue, pour pouvoir se consacrer à d’autres tâches plus intéressantes. Les opérations répétitives et oppressantes sont traitées par les applications, cela améliore aussi la qualité du travail » explique Pierre Jourde.

La dématérialisation de la facturation invite les entreprises à fluidifier ces tâches et  c’est pour cela que la dématérialisation des factures implique la participation de toutes les parties prenantes bien amont de l’émission de la facture !

La dématérialisation consiste surtout à optimiser les workflows et les passerelles entre les métiers

On peut choisir de voir la dématérialisation de la facturation comme une obligation supplémentaire imposée par l’État et source de contrainte, mais d’autres perspectives existent. Et si on percevait cette obligation comme une opportunité d’optimiser ses tâches et d’améliorer le quotidien des collaborateurs et l’efficacité de l’entreprise ?

La dématérialisation des méthodes de travail requiert la synchronisation des informations et actions dans la chaîne d’ordre. La réduction d’étapes “papier” permet d’aller vers plus de rapidité et de fiabilité, tant dans la simple transmission des courriers, qu’également dans le traitement des documents. Grâce à l’automatisation de certaines étapes, notamment lors des phases initiales de création de document, il est également possible de réduire, voire d’éliminer les saisies manuelles, réduisant d’autant les erreurs. Finalement, la dématérialisation de la facturation appelle à développer des processus garants d’une meilleure traçabilité et d’un suivi des opérations plus fiable.

Revaloriser le temps et les talents tout en faisant des économies

La dématérialisation est souvent présentée comme une manière de réduire ses coûts, qu’ils soient humains ou matériels. Pourtant, elle permet bien plus que cela en libérant chaque partie prenante, à une période précise comme à la fin du mois, ou en lui assurant un meilleur contrôle des étapes, et une visibilité accrue sur les enjeux financiers.   

La dématérialisation améliore le bien-être au travail

D’un point de vue de qualité au travail, la dématérialisation de la facturation et des processus en amont permet d’alléger la charge mentale des collaborateurs. Une fois les données renseignées et stockées correctement, les collaborateurs peuvent avancer sur leur travail en toute sérénité, sachant que cette partie de leur responsabilité est fiabilisée et que le processus suit son cours.

« Il y a toujours quelque chose à faire de plus intéressant, on va pouvoir croître en se dédiant à l’idéation, la prospection, de la relation client, l’analytique ou de l’optimisation de gestion, etc. Le moral des équipes bénéficie d’une optimisation des processus de facturation, cette personne qui doit passer deux semaines en fin de mois pour émettre toutes les factures, parce qu’elle doit jongler entre plusieurs outils de travail et vérifier les informations, se sentira tout de suite mieux dans son poste par des actions revalorisées, » raisonne Pierre Jourde.

Conformité, normes, fiabilité équivalent à une plus grande prise de parts de marché et une croissance amorcée !

La dématérialisation des factures favorise une transformation plus globale des entreprises

Anticiper la dématérialisation des factures avec un partenaire de confiance implique de revoir ses processus. Quelles bonnes pratiques adopter pour assurer une dématérialisation des factures fluide en cohérence avec l’ensemble des activités en amont ?

Comment faire de la dématérialisation un projet participatif ?

Afin de bien intégrer la solution de dématérialisation auprès de tous les acteurs, il faut s’assurer de leur participation à tous dès le départ. Les acteurs aident à mieux visualiser et  fluidifier les workflows, notamment concernant la transmission des informations, essentielle au bon déroulement de la dématérialisation des factures.

« De la DG qui engage la décision, jusqu’au collaborateur qui reçoit et valide les réceptions de commande, la totalité de la chaîne de traitement peut être couverte par une solution. Ainsi, les bénéfices pour tous les utilisateurs et l’entreprise seront concrets et intéressants. De plus, on se place alors dans une démarche participative et positive, » affirme Pierre Jourde.

Concrètement, il s’agit de recenser les modes d’utilisation en consultant les collaborateurs qui interagiront avec la solution, puis regrouper et organiser ces informations pour adapter le logiciel aux attentes de ses futurs utilisateurs. Les collaborateurs sont impliqués dans le changement et deviendront des utilisateurs heureux et satisfaits, avec une implication et une emprise sur leur outil de travail. Cela est une condition essentielle dans le succès de l’application.

Comment s’assurer de la conformité légale de la dématérialisation ?

Le caractère probant requis par la législation est assuré par une plateforme tierce reconnue par le gouvernement, cette partie reste entre l’entreprise et le tiers de confiance. Par exemple, dans le cas d’une signature électronique, le document est déposé dans un coffre-fort sécurisé à valeur probante (horodatage au moment du dépôt) qui se charge d’en certifier l’intégrité. Intellia s’entoure de prestataires de confiance qui accompagnent les entreprises dans la conformité avec les obligations légales qui encadrent la dématérialisation des factures. Les applications Intellia dialoguent avec ces services tiers qui sont parfaitement intégrés, et ne nécessitent pas d’intervention particulière de l’utilisateur.

La meilleure approche face au changement

La mise en place d’une nouvelle solution en général, et la dématérialisation en particulier, peuvent se faire progressivement. Il est en effet possible dans un premier temps, considérant la contrainte légale imminente qui n’est pas négociable, de s’atteler en premier lieu aux factures électroniques. Puis, une fois l’exigence légale résolue, la dématérialisation peut remonter progressivement par capillarité, à tous les niveaux amont pour transformer l’ensemble du processus. Pierre Jourde appelle cela « rayonner par la fin » !