Saviez-vous que le choix cornélien entre un LIMS (Laboratory Information and Management System) et un logiciel métier sur-mesure se pose dès le début de la digitalisation des processus ? Sans une Direction des Systèmes Informatiques (DSI) en interne, les laboratoires se retrouvent devant la perspective complexe de digitaliser leurs processus et les choix engageants qu’elle implique. S’il est tentant de choisir un système LIMS, clé en main et à l’utilisation simplifiée, le choix d’une solution métier sur-mesure peut faire bien plus qu’accélérer le seul traitement des données. Par la même occasion, il soulage les collaborateurs de tâches chronophages et rébarbatives. Les laboratoires ont également le choix du logiciel métier sur-mesure pour répondre à leurs besoins spécifiques et accompagner leur évolution. Comment faire le bon choix pour son activité, surtout si l’on est allergique au schéma directeur informatique ? Explications. 

Quelles sont les problématiques récurrentes des laboratoires dans la digitalisation de leur métier ?

Le gain de temps 

Si le laboratoire est en quête d’une accélération immédiate de leurs processus, alors une solution LIMS sera certainement la plus adaptée. Prêt à l’emploi et demandant un minimum de connaissances informatiques, le LIMS offre des options d’automatisation pour accélérer des processus. Cependant, ceci est sans compter une phase d’installation et de paramétrage du système. D’une part, on ne peut éviter ce temps de prise en main et de montée à bord de l’outil et de son interface. D’autre part, à cause de la construction fermée, il est possible qu’une adaptation à la structure du LIMS soit à prévoir ce qui implique un travail plus étendu afin d’adapter voire de modifier les processus de travail déjà en place. 

De son côté, le logiciel métier sur-mesure demande un temps de conception et de développement, il n’est donc pas prêt à l’emploi dès le jour où le laboratoire débute la démarche de digitalisation. En revanche, parce qu’il se calque sur les processus de travail et les outils déjà employés par le laboratoire, la prise en main peut se faire de manière plus intuitive et fluide pour les utilisateurs. De plus, un logiciel métier sur-mesure élaboré à l’image du laboratoire client optimise les manipulations déjà présentes dans le flux des tâches. Il permet donc également de raccourcir les délais de traitement des informations, surtout quand elles sont volumineuses.

La sécurisation les données et la conformité des processus

Le grand attrait de la digitalisation des processus réside dans ses multiples possibilités d’automatisation pour gagner du temps, mais aussi pour sécuriser les informations. Après tout, l’erreur est humaine !

Il est ici important de noter que si un LIMS peut aider à centraliser les informations et les processus sur une même plateforme, il reste limité à ce pour quoi il a été conçu. D’une part, la non-personnalisation d’un logiciel sur étagère comme le LIMS peut finir par complexifier les processus de travail et pousser les collaborateurs à sortir du LIMS pour effectuer certaines manipulations. Ce passage d’une interface à une autre à répétition expose le laboratoire à des pertes d’information. D’autre part, à cause du manque de standardisation des LIMS, les problèmes d’interopérabilité avec d’autres LIMS utilisés par des partenaires et clients peuvent être fréquents. Cela est sans compter la complexité des procédures multiples liées aux exigences des métiers en laboratoire qui poussent rapidement les limites de l’ergonomie des LIMS, générant ainsi bien des frustrations chez les collaborateurs qui l’utilisent au quotidien.

Face à cette problématique, le logiciel métier sur-mesure qui fonctionne sur une logique d’harmonisation des processus, donc la réduction des points de sortie des informations du système, est plus indiqué. Garder toutes les actions sur une même plateforme aide à réduire la probabilité d’une manipulation erronée vite arrivée lors du passage d’une plateforme à une autre, sans compter le temps consacré à faire la manipulation elle-même, plus ou moins long suivant sa complexité. En fin de compte, l’enjeu de confidentialité est intimement lié à celui de qualité, essentiel à la notoriété et la légitimité des laboratoires. 

Combien coûte un logiciel sur-mesure vs un LIMS ?

Un logiciel métier sur-mesure coûte-t-il plus cher qu’un LIMS ? De prime abord, la réponse serait positive. En revanche, dans une perspective de développement d’activité et de pérennisation des processus, cela est beaucoup moins évident.  Un LIMS en version basique peut effectivement faire faire des économies, cela dit, les utilisateurs restent à la merci de toute mise-à-jour, parfois payante, imposée par l’éditeur de la solution. Cette dernière peut requérir également l’intervention d’un consultant pour faire une migration. Ces coûts ne sont pas toujours anticipés et difficiles à chiffrer lors de l’achat de la solution. 

Le logiciel métier sur-mesure appartient à l’entreprise qui en a fait la commande. Autrement dit, son code reste le même et ne peut être changé qu’à la demande du laboratoire propriétaire. 

“Une solution métier appartient au client. Ce qui est cohérent en matière d’industrie, puisque comme chez des producteurs de voitures, leurs machines-outils leur appartiennent. Les laboratoires disposent de leur outil de production qui pourra évoluer et vivre comme l’entreprise l’entend. S’il continue de répondre aux besoins et aux attentes, alors il n’y a pas de coût supplémentaire de développement et aucune nécessité d’intervention” explique Pierre Jourde, fondateur d’Intellia. 

L’investissement de départ dans une solution sur-mesure est donc équilibré par une productivité améliorée et une économie de moyens sur un temps plus long : c’est la notion de capitalisation.  Les investissements effectués sur une solution sur-mesure ne sont jamais perdus, ils viennent enrichir et améliorer la solution.

Sécuriser l’avenir des laboratoires par un logiciel 

Nous le mentionnons plus haut, un LIMS n’est pas à l’abri d’un changement dans les conditions d’utilisation ou une mise-à-jour du système. Le logiciel métier sur-mesure offre une fiabilité supplémentaire puisque l’application, son contenu et le détail de son code, appartiennent au laboratoire. Le logiciel métier sur-mesure pourra alors évoluer avec les besoins du laboratoire. 

Quand est-ce que le choix d’un logiciel métier sur-mesure est-il plus opportun ?

Si le laboratoire cherche un partenaire pour pérenniser ses processus opérationnels dans le temps, alors le logiciel métier sur-mesure, développé pour ses besoins, mais aussi ouvert à des nouvelles fonctionnalités, sera le bon choix. 

Quand on travaille sur une optimisation au long cours, il est plus simple d’entamer la digitalisation au départ. Ainsi on peut ajouter des briques au fur et à mesure des besoins exprimés. Le choix d’un logiciel métier sur-mesure devient un atout stratégique. 

“Il est plus pertinent de commencer dès le départ avec une solution sur-mesure, car la mise en place sera peu onéreuse et facile – c’est quelque part la situation idéale. Car si l’entreprise a accumulé plusieurs structures et processus, le développement de départ en devient plus long et difficile du fait des reprises de données issues de systèmes hétérogènes. Plus tôt la décision d’unifier les données est prise, meilleur et plus facile est la mise en place. Notre force est dans l’accompagnement de l’évolution et notre capacité à avancer avec les nouvelles activités de nos clients,” raisonne Pierre Jourde. 

Enfin, l’expérience utilisateur positive générée par un système adapté à l’activité du laboratoire limite les risques de désengagement dû à une implémentation chaotique d’une nouvelle solution digitale. Le sur-mesure n’est pas seulement réservé qu’aux organisations à gros budget sur une route droite et toute tracée !