Pour un laboratoire, la gestion des données d’expérience et leur exploitation est un point crucial dans son fonctionnement. De nombreuses raisons justifient l’utilisation d’un logiciel pour assurer ces traitements. L’augmentation de la volumétrie des données et la concurrence grandissante poussent les différents laboratoires à s’équiper en solutions informatiques de plus en plus pointues. Voici un tour d’horizon des avantages qu’une solution informatique de qualité peut apporter au fonctionnement de votre laboratoire.

Pour quels laboratoires ?

Il existe de nombreux types de laboratoires : dans le secteur industriel, en chimie ou pharmacologie, en contrôle de qualité, en environnement, ou bien encore en santé publique, en recherche scientifique, pour la recherche et développement de nouveaux produits ou procédés. 

La notion de laboratoires peut être aussi étendue aux services dédiés aux essais et aux mesures dans tous types de secteurs.

Dans tous ces cas, disposer des outils permettant d’enregistrer, de traiter et d’exploiter les données et générer les rapports est essentiel pour la bonne marche de l’activité du laboratoire.

1- Organiser les analyses

Les analyses et expériences sont un élément clé du processus scientifique, et requièrent déjà de la part des équipes responsables, un investissement important et la charge principale de leur mission. Les logiciels de laboratoire trouvent alors tout leur sens et leur efficacité : en aidant les chercheurs à planifier et à suivre leurs expériences, ces logiciels peuvent optimiser les flux de travail et garantir que toutes les données soient collectées correctement et efficacement. 

2- Libérer les chercheurs

Dans le paysage actuel des laboratoires, le temps d’un ingénieur ou d’un docteur est valorisé de façon optimale sur son domaine de compétences, fortement techniques et non automatisables. Les opérations de collecte et de gestion des données, voire la génération des rapports et le partage des résultats sont des attributions annexes et secondaires. Ces tâches écartent les scientifiques de leurs responsabilités principales. Une façon de libérer le temps des chercheurs est d’automatiser ces tâches annexes et répétitives, et ainsi permettre aux opérateurs de se concentrer sur la partie scientifique. 

3- Améliorer la qualité

En limitant les saisies, en contrôlant la cohérence et la validité des données, les logiciels de laboratoire peuvent contribuer à améliorer la qualité globale du processus de traitement : sans ressaisie, il y a moins d’erreur ; en contrôlant la valeur, il est possible d’alerter dès la mesure l’opérateur pour lui indiquer une incohérence.

Dès lors que le résultat est saisi dans le logiciel, il est “sanctuarisé” et sa traçabilité est assurée. Il peut être utilisé, réutilisé autant de fois que nécessaire sans jamais être altéré.

De plus, cela contribue à accélérer l’ensemble du processus d’exploitation, le rendant ainsi plus efficace. Enfin, la solution informatique a un impact significatif sur la facilité et la rapidité d’accès aux données et informations : multipliez les analyses et les traitements sur les données, et récupérez rapidement les conclusions, pour ajuster ou revoir les process.

4- Faciliter la collaboration 

Le partage des données est souvent un processus fastidieux de part l’envoi de disques ou de fichiers, type Excel, par courrier électronique, jamais très pratique. Un logiciel de laboratoire est à même d’effectuer ces opérations et en respectant les attributions de chaque intervenant : envoi d’information vers des destinataires précis, ou bien mise à disposition des informations pour les personnes autorisées, instantanément ou après revue et validation. Les chercheurs peuvent partager des données, quel que soit le lieu et selon leurs exigences. Les logiciels de laboratoire comportent également des fonctions qui permettent à plusieurs utilisateurs de travailler simultanément sur le même projet. Cette collaboration peut conduire à de meilleurs résultats, ainsi qu’à une meilleure compréhension du processus scientifique.

5- Économiser temps et argent

De part les services fournis, les logiciels de laboratoire permettent des gains de temps sur les planning des scientifiques : gain de temps sur les tâches annexes aux analyses et opérations scientifiques, amélioration de la collaboration et de la planification des expériences, détection précoce et alerte en cas d’erreur ou d’anomalie, qui peuvent se révéler coûteuse… En fournissant des instructions et des directives étape par étape, le logiciel permet d’assurer la conformité et la régularité des opérations de mesures, à chaque répétition. Gain de temps, utilisation optimale des ressources sans gaspillage ou déperdition : les logiciels de laboratoire rendent la recherche plus efficace, plus rapide et au final moins chère, ce qui profite à la fois aux opérateurs et scientifiques, ainsi qu’à l’entreprise.

6- Faciliter la métrologie

En plaçant une solution informatique de gestion du laboratoire au plus près de la paillasse de mesure, le suivi de l’utilisation des appareils de mesure est quasi transparent : de façon automatique, en même temps que les analyses sont effectuées, le logiciel suit l’usage des machines, leur temps d’utilisation, la fréquence des étalonnages.

Ces informations sont ensuite utilisées pour déclencher des interventions de maintenance, selon les préconisations de chaque appareil, ainsi que les obligations d’étalonnage. Le temps d’expérience par opérateur est également tracé, pour les besoins des accréditations normatives.

7- Générer les rapports finaux

Dès lors que les données sont disponibles dans le logiciel de gestion du laboratoire, il est possible de les utiliser à l’envie, autant de fois que souhaité.

Ces données peuvent être retraitées mathématiquement par des algorithmes de calcul, afin de produire des résultats post-traitement. 

Ensuite, données brutes, données traitées, sont consignées dans des rapports d’analyse, en format type PDF pour un document finalisé non modifiable, ou bien type DOCX pour des documents modifiables via un logiciel traitement de texte.

En plus de l’absence intrinsèque d’erreur de ressaisie (car il n’y a pas de ressaisie !), la génération automatique du rapport constitue un énorme gain de temps : plus de données à collecter manuellement à droite et à gauche, dans des fichiers voire sur des documents papiers, et à assembler ensuite dans un document final. La génération automatique est rapide, fiable et sûre. 

Le rapport généré peut être revu, modifié, validé avant diffusion, par mail ou bien via un extranet destiné aux demandeurs des analyses.

8- Partager les données

Les données peuvent bien entendu être exportées dans des fichiers type Excel pour effectuer des calculs ou des traitements particuliers : un bon logiciel n’est jamais un logiciel qui emprisonne l’information !

Le logiciel de laboratoire doit faciliter le partage des données avec les différents acteurs : clients, partenaires, confrères, collègues ; ainsi que permettre la sélection et le contrôle des destinataires de ces données.

Les données sont exportables sous différents formats : fichiers pour tableurs, données brutes pour application de traitements mathématiques, base de données, API, EDI… (API et EDI : il s’agit de méthodes d’échange de données informatisées entre deux ou plusieurs systèmes.)

9- Archiver et historiser les données

Une fois l’expérience terminée, les données doivent être stockées quelque part pour être consultées ultérieurement. Les logiciels de laboratoire fournissent un dépôt central pour toutes les données, de sorte qu’elles peuvent être facilement consultées et analysées à une date ultérieure.

Comme vous pouvez le constater, la présence d’un logiciel de laboratoire dans un laboratoire présente de nombreux avantages. 

Grâce à cette base de connaissances augmentée par le big data, des tendances peuvent être détectées. Ces données peuvent être valorisées autant auprès des clients que d’éventuels investisseurs.

10- Garantir la confidentialité des données

Quand il s’agit de livrer son résultat au client, ou bien de le partager avec des collègues, il faut bien contrôler qui peut accéder à quelle information. Le logiciel permet donc de cibler les destinataires tout autant que les données à communiquer.

Cet aspect peut revêtir une dimension importante, aussi bien dans une processus industriel que scientifique, ou public. Les données ont une importance et le logiciel de laboratoire doit être en mesure de l’adresser.

Quel logiciel choisir ?

Pour que votre logiciel de laboratoire soit adapté à votre contexte et environnement mais aussi évolutif nous vous conseillons un logiciel sur mesure. Vous retrouverez dans cet article tous nos conseils pour bien vous équiper. 

De part son expérience et sa compétence, Intellia est en mesure de vous aider à améliorer votre système informatique de gestion de laboratoires. Contactez-nous pour en discuter.