L’ADEME est une agence publique du gouvernement français. Elle participe à la mise en oeuvre des politiques publiques dans le domaine de l’environnement, de l’énergie et du développement durable. En tant qu’agence d’objectifs, elle est en charge de l’orientation et de l’animation de la recherche dans ses domaines d’intervention: énergies renouvelables, air bruit, efficacité énergétique, sol, déchets, etc.
L’ADEME publie donc régulièrement des appels à projets aussi bien dans les domaines de la recherche fondamentale que hors-recherche (innovation, développement expérimental) et sélectionne des projets pour les cofinancer.
Intellia a mis en ouvre pour l’ADEME la solution DEMATISS de la réception des dossiers au suivi des projets. Ce déploiement comprend :
- L’analyse des besoins et attentes métiers et spécifications détaillées
- Le paramétrage de l’application et adaptation aux exigences de l’ADEME
- Le développement spécifique de fonctionnalités :
– Gestion décentralisée des appels pour les directions régionales de l’ADEME
– Etape de validation de l’appel avant publication par un responsable hiérarchique
– Inscription backoffice autonome pour les agents et accès en consultation avec identification d’après le matricule
- L’ADEME gère un grand nombre d’appel à projets. La spécification des dossiers a été complexe du fait de l’implication d’un grand nombre de services et d’acteurs et les particularités des différents dossiers de candidature. Un travail d’uniformisation et de standardisation des contenus des dossiers a été mené par l’ADEME en parallèle pour homogénéiser le traitement des dossiers et de faciliter leur dématérialisation.
- La solution DEMATISS est également intégrée au SI de l’ADEME avec des connexions et échanges de données avec d’autres applications de l’Ademe : site internet pour la publication des appels, site ANR de centralisation des appels à projets…
- L’hébergement de l’application est externalisé.
L’application était demandée par le service de la recherche qui est en charge de l’organisation des appels à projets de recherches au sein de l’ADEME. Tous les appels à projets de recherche ont été centralisés sur cette application (appels nationaux et régionaux).
Le projet a été réparti initialement en grandes parties : publication de l’appel, recueil des candidatures, évaluations…Ces grandes parties ont alors fait l’objet d’ateliers de spécifications détaillés en début de phase, qui ont permis la rédaction des spécifications détaillées. A partir de là, la répartition en modules ont été traités dans les différentes itérations.
Les livraisons étaient faites à l’avancement avec validation du client au fur et à mesure:
- Spécifications détaillées d’une partie de la solution globale
- Décomposition en module et itérations
- Réalisation d’un module
- Livraison et validation par l’ADEME
- Intégration dans l’application finale, et mise en production
Le contrat relevait du code des marchés publics : il s’agissait en effet d’un appel d’offres public avec mise en concurrence. La mise en oeuvre initiale tout aussi bien que les évolutions sont traitées au forfait, avec un engagement d’Intellia pour la livraison des éléments prévus au cahier des charges. L’ADEME dispose de la propriété sur le code de l’application et des évolutions, pour son usage interne et sans possibilité de revente, de distribution ou d’exploitation interne.
La solution a été retenue par l’ADEME en avril 2012.
La société INTELLIA assure la maintenance complète de l’application ainsi que la maintenance logicielle des serveurs ( 2 serveurs dédiés: un pour la base de données et un serveur virtuel dédié pour l’application).
L’organisation et le suivi de la maintenance est effectué par Prosup, la solution de suivi de projet et de support d’Intellia.
Des points de suivi sont organisés régulièrement suivant l’actualité pour le suivi de l’application.
L’application est toujours maintenue par Intellia à l’heure actuelle.
